Het nieuwe schooljaar is begonnen. De groepen zijn ingedeeld en de eerste gezamenlijke overleggen staan gepland. Eén visie, één gebouw en één naam op de gevel.
Dan komt de vraag of de BSO tijdens de herfstvakantie een ander lokaal kan gebruiken. Of er op een studiedag extra opvang mogelijk is. Het lijken kleine vragen. Toch wordt het gesprek ingewikkeld. Wat voor de één een praktische oplossing is, vraagt van de ander een ander rooster, extra personeel of een nieuwe berekening.
Iedereen wil samenwerken. Waarom kost het dan zoveel moeite?
Begrijpen is het begin
Onderwijs en kinderopvang organiseren hun werk verschillend. Een school werkt met groepen die voor een schooljaar zijn samengesteld. In de opvang verschilt de kindbezetting per dag. Personeelsinzet, ruimtegebruik en inkomsten bewegen daarin mee.
Die verschillen moet je als leider begrijpen. Maar je kunt precies weten waarom iets voor de ander lastig is en tóch blijven vastlopen. Omdat informatie verspreid zit, verantwoordelijkheden onduidelijk zijn of niemand de knoop doorhakt.
Samenhang ontstaat niet vanzelf doordat mensen onder hetzelfde dak werken. Je moet haar organiseren.
Een planningsvraag is niet altijd een planningsprobleem
De vraag die wij onlangs kregen, was helder: help ons de personeelsplanning te verbeteren.
Het ging om een organisatie met betrokken medewerkers en veel kennis in huis. De kindplanning was centraal georganiseerd, de personeelsplanning grotendeels decentraal. Wat ontbrak, was voldoende gezamenlijk inzicht om vooruit te sturen. De vaste personeelsbezetting was het vertrekpunt geworden, in plaats van de daadwerkelijke kindvraag.
Onder die ene vraag lagen dus andere vragen. Hoe sluiten kindplanning, HR en financiën op elkaar aan? Wie beslist over formatie? En hoeveel tijd houdt een teamleider over om leiding te geven?
Daarom richt de aanpak die wij voorstelden zich niet alleen op roosters, maar ook op een gezamenlijk feitenbeeld, duidelijke rollen en besluitvorming. Een planner kan veel oplossen, maar niet zelfstandig de samenhang organiseren waarvoor de directie verantwoordelijk is.
Wat vragen we van onze mensen?
Als het schuurt, vragen we gemakkelijk om meer flexibiliteit, eigenaarschap en samenwerking. Maar hebben mensen ook de informatie, de beslisruimte en de ondersteuning om dat waar te maken?
Dat vraagt niet om alles centraal te regelen. Wel om bewust te kiezen wat je gezamenlijk organiseert en wat bij de locatie hoort. En om continuïteit voor kinderen en werkbare roosters net zo zwaar te laten wegen als de cijfers. Een planning die alleen op papier klopt, is nog geen goede planning.
Gelijkwaardigheid blijkt uit besluiten
Neem het besluit om een lokaal anders te gebruiken. Wie zat aan tafel? Waren de gevolgen voor beide partijen vooraf duidelijk? En wie moet daarna de extra inzet of kosten opvangen?
Daar wordt gelijkwaardigheid concreet. Niet doordat iedereen altijd zijn zin krijgt, maar doordat beide partijen vanaf het begin als deskundige partner meedenken over wat verantwoord mogelijk is.
Begin bij het volgende overleg
Pak één terugkerend knelpunt erbij. Welk probleem lossen medewerkers steeds opnieuw op? Welke informatie, afspraak of beslissing ontbreekt? En wie neemt de verantwoordelijkheid om dat te veranderen?
De bedoeling is niet om ieder praktisch probleem groter te maken. Wel om te voorkomen dat een organisatievraagstuk steeds bij dezelfde medewerker terechtkomt.
Bij KEKZ willen we de sector meer lucht geven. Door bij te springen waar nodig én te kijken waardoor de druk ontstaat. Daarom verbinden we mensen, leiderschap, planning, HR en bedrijfsvoering: zodat professionals ruimte krijgen voor goed werk.
De vraag die ik iedere IKC-leider wil meegeven: vragen wij onze mensen iets op te lossen waarvoor wij eerst zelf iets anders moeten organiseren?
Verder met jouw praktijk
Samenhang organiseren begint met weten waar de ander mee rekent. In onze tweedaagse training Leiderschap voor IKC-verantwoordelijkheid gaat de eerste dag daarover: hoe de kinderopvang werkt, welke kaders gelden en waar samenwerking schuurt. De tweede dag vertalen we dat naar bedrijfsvoering, keuzes en de gevolgen daarvan voor kwaliteit, kosten en vertrouwen. Je neemt een eigen casus mee en onderzoekt wat dit vraagt van jouw keuzes.
Wil je weten of de training aansluit bij jouw vraag? Neem contact op, dan denken we mee.